Besprechungsmanagement (Nr.12) 

Was macht eine erfolgreiche Besprechung aus?


BesprechungsmanagementBesprechungen sind notwendig, um Entscheidungen zu treffen und Informationen auszutauschen. Wenn Führungskräfte auf die Qualität ihrer Meetings angesprochen werden, geht häufig ein Seufzen durch die Runde, da diese häufig als ineffektiv und langatmig erlebt werden.

Viele Meetings werden als Zeitverschwendung betrachtet und können sogar beträchtlichen Schaden im Unternehmen anrichten. Grund hierfür ist häufig eine schlechte Besprechungskultur oder ein Besprechungsleiter, der seine Aufgabe nicht richtig wahrnimmt. Der Erfolg einer Besprechung hängt im Wesentlichen von einer guten Vorbereitung sowie einer zielorientierten Leitung ab.

 

Entscheidend ist, was hinten rauskommt.Helmut Kohl

 

Was ist bei der Vorbereitung einer Besprechung wichtig?

Ziele und Inhalte der Besprechung

Um eine Besprechung effektiv durchzuführen, muss ein roter Faden erkennbar sein. Die Ziele und Inhalte der Besprechung müssen klar sein. So können sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten und können konstruktiv zum Erfolg der Sitzung beitragen.

 

Teilnehmerzahl

Die Besprechung sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein. Bei einer Besprechung über zehn Teilnehmern nimmt die Qualität stark ab. Andererseits sollten bei wichtigen Entscheidungen die Entscheidungsträger oder die Betroffenen eingebunden werden. Die Wahl der richtigen Besprechungsgröße ist nicht immer einfach.

 

Logistik

Bei Besprechungen sollten die Rahmenbedingungen stimmen. Es müssen Raum, Medien, Bewirtung, Geräte usw. geklärt werden. Auch hier erlebt man immer wieder Überraschungen.

 

Zeitpunkt

Auch der richtige Zeitpunkt ist für eine erfolgreiche Besprechung wichtig. Es gibt in jedem Unternehmen gute und schlechte Zeiten für Besprechungen. Man sollte den Termin mit den wichtigsten Teilnehmern klären. Wird ein Meeting zu spät am Tag angesetzt, sind die Teilnehmer nicht mehr konzentriert und die Ergebnisse sind häufig schlechter.

 

 

Checkliste für die Vorbereitung der Besprechung:

Welche Fragen bzw. Themen sollen behandelt werden?

  • Wer soll sie leiten?
  • Wer soll daran teilnehmen?
  • Wie lange soll sie dauern?
  • Wann sollte Sie durchgeführt werden?
  • Wie lautet die Tagesordnung?
  • Wer führt das Protokoll? Wo wird sie durchgeführt?
  • Welche Materialien werden benötigt?
  • Wie werden die Teilnehmer informiert?
  • Müssen sich die Teilnehmer vorbereiten?


 

Was sollte bei der Durchführung der Besprechung beachtet werden?

Pünktlicher Beginn

Eigentlich ist dies eine Selbstverständlichkeit, aber in vielen Firmen ist das Zuspätkommen bei Besprechungen üblich. Meistens wird Pünktlichkeit auch nicht positiv vom Management vorgelebt. Dies führt dazu, dass die Pünktlichen durch Warten bestraft werden und beim nächsten mal selbst zu spät kommen. Dieses ungewollte Warten verschlingt viel Geld.

 

Pünktliches Ende

Auch dies sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Viele Besprechungsleiter überziehen die Besprechung maßlos, ohne die Zustimmung der Teilnehmer einzuholen. Wenn Sie merken, Sie kommen mit der Besprechungszeit nicht hin, vereinbaren Sie einen neuen Termin oder verlängern Sie in Absprache mit den Teilnehmern. Wird eine Besprechung deutlich überzogen, verpassen die Teilnehmer evtl. andere Termine. Des Weiteren wird jedes Zeitmanagement der Teilnehmer über den Haufen geworfen. Auch leidet die Effektivität, denn wenn das Ende einer Besprechung nicht klar ist, nimmt man sich eher Zeit für unwichtige Dinge, anstatt in Kürze das Wichtigste zu besprechen. 

 

Visualisierung der Agenda

Die Tagesordnungspunkte sollten für alle sichtbar im Raum hängen, damit jeder mitbekommt, wo man sich gerade befindet und auch die Gruppe den Fahrplan beeinflussen kann. Eine Agenda diszipliniert die Besprechung. Machen Sie als Besprechungsleiter Abweichungen von der Agenda deutlich. Besprechen Sie die Tagesordnung als Fahrplan für den Ablauf der Besprechung zu Beginn.

 

Straffe Leitung mit Sensibilität für Situationen

Bei den meisten Besprechungen ist eine straffe Moderation angemessen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wichtige Themen untergehen dürfen, weil nicht genug Zeit hierfür vorhanden ist. Der Leiter muss immer abwägen zwischen dem Fahrplan und dem aktuellen Besprechungsbedarf der Gruppe. Es sollten keine wichtigen Themen unter den Tisch gekehrt werden, nur weil sie nicht auf der Tagesordnung vorgesehen waren.

 

Wichtige Entscheidungen visualisieren

Gerade bei unternehmenspolitischen Themen gibt es nach einer Besprechung oft Unklarheit über die Entscheidungen oder lange Diskussionen über das Protokoll. Hilfreich ist hier, wenn der Besprechungsleiter wichtige Entscheidungen oder Vereinbarungen am Flipchart mitvisualisiert. Dies erhöht die Verbindlichkeit und eventuelle Missverständnisse können in der Besprechung abgebaut werden. Auch sollte der Besprechungsleiter in regelmäßigen Abständen Zwischenzusammenfassungen der Ergebnisse durchführen.

 

Gesprächsführungskompetenz des Besprechungsleiters

Gerade in schwierigen Besprechungssituationen benötigt der Besprechungsleiter eine hohe Gesprächsführungskompetenz. Er muss Vielredner stoppen, ruhige Teilnehmer ermuntern, Meinungsunterschiede transparent machen und Entscheidungen herbeiführen. Er muss die richtigen Fragen stellen, Ergebnisse zusammenfassen und Eindrücke zurückmelden können. Gerade bei Meinungsunterschieden und Konflikten benötigt der Besprechungsleiter ein gewisses"Standing", um bei den Beteiligten Gehör zu finden und eventuell zu schlichten. Auch sollte der Leiter darauf achten, dass er auch die Leitung behält. Viele Leiter lassen gerade bei schwierigen Besprechungen die Gruppendynamik einfach laufen, was dann meist zu schlechten Besprechungsergebnissen führt.

 

Greifen Sie Seitengespräche auf

Seitengespräche können den Ablauf der Besprechung behindern, da Aufmerksamkeit von dem aktuellen Thema abgeht. Sprechen Sie die jeweiligen Teilnehmer an und greifen Sie ggf. die Themen der Seitengespräche auf, manchmal verbergen sich hier wichtige Punkte für die Besprechung.

 

Offene Fragen und Themen aufschreiben

Schreiben Sie offene Fragen und Themen mit, damit zu einem späteren Zeitpunkt darauf eingegangen werden kann. Auch diese können an einem Flipchart visualisiert werden. Die Ergebnisse müssen kurz und übersichtlich im Protokoll zusammengefasst werden. Wenn Aufgaben verteilt wurden, muss festgehalten werden, wer diese bis wann erledigen muss.

 

Autor: Ingo Krawiec, Krawiec Consulting

Zweite, überarbeitete Fassung vom 11.03.2014