Das 1 x 1 des Zeitmanagements (Nr.2)

Artikel aus der Trainer-Werkstatt!


Das 1 x 1 des Zeitmanagements (Nr.2)

Wer kennt nicht die Klagen über "zu wenig Zeit" und "zu viel Stress". Gerade in einem Zeitalter schlanker und schneller Organisation wird Zeitmanagement immer wichtiger. In einem beschleunigten schneller getakteten Umfeld ist Zeit wertvoller geworden, weil es für jede Stunde konkurrierende Verwendungen gibt. Mit systematischem Zeitmanagement ist es möglich, Zeit zu gewinnen und sich stärker auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren.

 

Vor allen Dingen, wenn man eine Balance von Arbeits- und Privatleben anstrebt. Eines der Paradoxien des Zeitmanagements ist, dass viele die wichtigsten Prinzipien kennen, jedoch nur wenige Sie konsequent anwenden. Es scheint vergleichbar mit dem Thema "Gesünder Essen" zu sein, die meisten wissen, was gesund ist, gehandelt bzw. gegessen wird jedoch anders. Zeitmanagement hat mehr mit Selbstmanagement zu tun als mit reiner Arbeitsmethodik, da man immer persönliche Gewohnheiten und Verhaltensweisen verändern muss.

Eine der wichtigsten Fähigkeiten des Zeitmanagements ist es, Bewusstheit darüber zu erlangen, was man den ganzen Tag tut.

Dann kann man sich entscheiden, ob das was man tut, auch wichtig ist, für die eigenen Ziele. Kleine Dinge im Alltag zu verändern ist mit die wichtigste Grundlage für ein optimales Zeitmanagement. Zeitmanagement zu betreiben ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein lebenslanger Lernprozess.

 

Jeder sollte sich in regelmäßigen Abständen wieder neu mit den eigenen Prioritäten und der eigenen Arbeitsorganisation auseinandersetzen. Letztendlich nimmt man die Rolle eines Unternehmensberaters ein, der aus einer anderen Perspektive auf die eigene Tätigkeit schaut und neue Ideen und Hilfen zur Verbesserung des Zeitmanagements anbietet. Werden diese Verbesserungsideen umgesetzt, führt dies zu einer Steigerung der persönlichen Effektivität und letztlich zu einem zufriedeneren Leben.

 

Nichts ist höher zu schätzen als der Wert des Tages.Johann Wolfgang von Goethe

 

Welche praktischen Hilfen gibt es, um Ihr persönliches Zeitmanagement zu verbessern:

1. Setzen Sie sich klare persönliche und berufliche Ziele

Ohne klare Zielsetzung ist kein effektives Zeitmanagement möglich. Nur wer klare Ziele hat, kann über seine Prioritäten Entscheidungen treffen. Gehen Sie jährlich in eine persönliche Zielfindungsklausur und denken Sie über Ihre Jahresziele nach. Definieren Sie spezifische und überprüfbare Ziele mit klaren Zeitvorgaben. Ziele helfen, sich während des Tagesgeschäftes auf das Wesentliche zu konzentrieren und den Überblick zu behalten. Sie sammeln und konzentrieren Kräfte, die sonst gerne zersplittern.

"Wer den Hafen nicht kennt, in den er segeln will, für den ist kein Wind ein günstiger."

(Seneca)

 

2. Führen Sie eine Aktivitätenliste und setzen Sie klare Prioritäten

Eine Aktivitätenliste (To-do-Liste) hilft, den Überblick darüber zu behalten, was man tun muss und was wichtig ist. Listen Sie alle Ihre Aktivitäten auf ein Blatt Papier oder mit dem PC auf und vergeben Sie Prioritäten. Die ABC-Analyse hat sich hier bewährt. Priorisieren Sie die Aufgaben nach sehr wichtig (A-Priorität), wichtig (B-Priorität) und weniger wichtig (C-Priorität). Beginnen Sie mit der Bearbeitung der wichtigsten Dinge.

 

3. Kontrollieren Sie regelmäßig Ihre Aktivitätenliste.

Planen Sie jeden Tag und jede Arbeitswoche. Planung hilft Zeit zu sparen. Planung hilft, die eigene Zeit einzuteilen. Planen Sie jede Arbeitswoche aufgrund Ihrer Aktivitätenliste. Wer die Woche plant, kann Zeitüberraschungen reduzieren. Planen Sie auch jeden Arbeitstag. Erstellen Sie am Morgen oder besser am Vortag einen Tagesplan. Tragen Sie alle Termine und Vorhaben in den Tagesplan ein. Damit behalten Sie den Überblick. Verplanen Sie jedoch nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit, damit Sie Raum für Unerwartetes und spontane Aktivitäten haben. Verteidigen Sie Ihre Prioritäten und lassen Sie sich nicht vom Weg abbringen.

 

4. Vermeiden Sie Unterbrechungen und Störungen.

Nichts ist schädlicher für das Erledigen einer wichtigen Aufgabe als ständige Unterbrechungen und Störungen. Natürlich sind Unterbrechungen und Störungen in vielen Arbeitsbereichen unvermeidlich. Jedoch können Sie die Erledigung von wichtigen Aufgaben in Zeiten legen, wo Sie nicht so viele Störungen erwarten. Denn je häufiger Sie bei einer Tätigkeit unterbrochen werden, um so geringer ist Ihre Effizienz bei der Bewältigung dieser Tätigkeit. Versuchen Sie sich bei wirklich wichtigen Tätigkeiten abzuschirmen.

 

5. Prüfen Sie, ob Sie die Dinge delegieren, terminieren, eliminieren oder rationalisieren können

Wenn Sie über Arbeitsüberlastung klagen, fragen Sie sich, ob Sie die Dinge nicht delegieren, terminieren, eliminieren oder rationalisieren können. Delegieren ist immer dann hilfreich, wenn etwas erledigt werden muss, aber nicht unbedingt von einem selbst. Terminieren heißt, etwas wichtiges zu einem späteren Zeitpunkt zu erledigen. Eliminieren bedeutet, zu prüfen, ob die Arbeit überhaupt erledigt werden muss. Es gibt viele Vorgänge von untergeordneter Priorität, die besser sofort im Papierkorb landen sollten. Rationalisieren beinhaltet, seine gesamte Tätigkeit dahingehend zu überprüfen, ob man es nicht schneller oder einfacher tun kann. Bei vielen Menschen ist beispielsweise ein langsamer oder schlecht funktionierender PC`s ein großer Effizienzkiller.

 

6. Verwenden Sie ein Smartphone oder ein Zeitplanbuch

Um Zeitmanagement effektiv zu betreiben, braucht man gute Werkzeuge. Smartphones und Zeitplanbücher können hier gute Dienste leisten. Im Moment gibt es einen ganz klaren Trend zu den Smartphones, da diese flexibel einsetzbar sind und einen Datenabgleich mit dem PC ermöglichen. Die neueren Modelle wiegen weniger als die alten ledernen Zeitplanbücher und sind mit einer Hand bedienbar. Auch hier gilt, kein noch so gutes Instrument nützt etwas, wenn man es nicht nutzt. Schaffen Sie sich eines dieser Instrumente an und verwenden Sie dieses dann täglich.

 

7. Analysieren Sie regelmäßig Ihren Arbeitsablauf

Nichts hilft mehr, als sich häufiger bewusst zu machen, was man den ganzen Tag tut und wo man eventuell Zeit verliert. Manchem hilft hier eine Tätigkeitsanalyse über eine Woche durchzuführen. Schreiben Sie sich eine Woche lang auf, womit Sie Ihre Zeit verbringen und analysieren Sie, wo Sie Zeit verlieren. Verbessern Sie ständig wie ein Leistungssportler Ihre Techniken und Abläufe. Kein Sportler ist ohne kontinuierliches Training zum Spitzensportler geworden.

 

Autor: Ingo Krawiec, Krawiec Consulting

Zweite, überarbeitete Fassung vom 05.04.2013