Der richtige Projektstart (Nr.6)

Was muss für den erfolgreichen Start von Projekten beachtet werden?


Der richtige Projektstart Ähnlich wie bei einem Formel 1-Rennen prägt die Art und Weise, wie der Start erfolgt, den gesamten Verlauf und Erfolg des Projektes. Meistens steht bei Projektstart wenig Zeit zur Verfügung und es wird zu früh mit der Projektdurchführung begonnen, ohne die notwendigen Aufgaben im Vorfeld des Projektes zu berücksichtigen. Diese vordergründige Zeiteinsparung führt in späteren Phasen des Projektes zu Nacharbeit und teilweise nicht mehr zu korrigierenden Problemen.

 

Beisammen sind wir, fanget an!Goethe

 

 

Was muss ein Projektleiter berücksichtigen, um gleich zu Beginn das Projekt in erfolgreiche Bahnen zu lenken?

 

1. Klären Sie den Auftrag mit dem Auftraggeber

Oft werden Projekte begonnen, ohne dass der Projektauftrag oder die Projektziele klar formuliert sind. Viele misslungene Projekte sind auf einen nicht sauber geklärten Projektauftrag zurückzuführen. Ein ungeklärter Auftrag ist die sicherste Garantie, Projekte in den Sand zu setzen und alle Beteiligten zu frustrieren.

 

Folgende Fragen sollten mit dem Auftraggeber geklärt werden:

  • Wie ist der Name des Projektes? ("Nomen est omen")
  • Was soll mit dem Projekt erreicht werden?
  • An welchen Kriterien soll der Projekterfolg gemessen werden?
  • Was ist der Nutzen des Projektes für das Unternehmen, Auftraggeber, Projektleiter und Projektmitarbeiter?
  • Was sollte bei dem Projekt nicht passieren?
  • Wie sieht das Projektbudget aus? Wer hat die Projektleitung?
  • Welcher zeitliche Verlauf ist geplant?
  • Wer gehört in welchem Maße zum Projektteam?
  • Welche Schnittstellen gibt es zu anderen Projekten?
  • Wie soll die gemeinsame Informationspolitik gestaltet werden?
  • Wann ist das Projekt abgeschlossen?

 

 

2. Bilden Sie ein starkes Projektteam

Nur ein starkes Projektteam kann ein Projekt erfolgreich durchführen. Investieren Sie deswegen Zeit in die Bildung des Projektteams. Ein schlecht funktionierendes Projektteam führt zu Reibungsverlusten, die Zeit und Geld kosten.

 

Führen Sie einen Start-Workshop durch, wo Sie die folgenden Themen bearbeiten:

  • Kennenlernen ermöglichen
  • Klärung persönlicher Erwartungen der Teammitglieder
  • Vorinformationen und Gerüchte ansprechen
  • Vereinbarung von Regeln der Zusammenarbeit
  • Methodisches Vorgehen klären
  • Stärken und Schwächen des Projektteams analysieren
  • Umgang mit Konflikten ansprechen und klären

 

 

3. Analysieren Sie das Umfeld des Projektes

Das Umfeld (Auftraggeber, andere Bereiche, Kunden, Betriebsrat usw.) beeinflusst den Projekterfolg. Listen Sie auf, wer zum Projektumfeld gehört und wie das Umfeld den Projekterfolg beeinflussen kann. Identifizieren Sie alle Personen und Gruppen, die auf den Projekterfolg positiv und negativ einwirken können. Visualisieren Sie die Personen, die an dem Projekt beteiligt sind.

  • Welches sind die Freunde, Feinde und Neutralen des Projektes?



4. Analysieren Sie die Projektgeschichte

Viele mögliche Stolpersteine eines Projektes liegen in der Projektgeschichte. Manchmal gestaltet sich die Projektgeschichte derart, dass kein Projekterfolg möglich ist.

Klären Sie folgende Fragen:

  • Was ist die Historie des Projektes?
  • Welche Projektgeneration liegt vor?
  • Was war der Ursprung bzw. die Keimzelle des Projektes?
  • Wer war der Erzeuger der Projektziele?
  • Wie ist es zu dem Projekt gekommen?
  • Was sind angelegte Fallen und Stolpersteine des Projektes?

 

 

5. Erstellen Sie einen Projektplan

Ein Projektplan bringt Klarheit für die weitere Vorgehensweise im Projekt. Definieren Sie Teilaufgaben und Teilprojekte. Klären Sie mit den Projektteammitgliedern Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der Teilaufgaben des Projektes. Planen Sie die Projektabschnitte und die Meilensteine detailliert. Erstellen Sie einen Maßnahmenplan für die nächsten Projektwochen mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitvorgaben.

 

 

6. Listen Sie auf, wer von dem Projekt betroffen ist

Es gibt immer mehr von dem Projekt Betroffene als man denkt. Versuchen Sie, die Betroffenen in das Projekt einzubinden oder diese regelmäßig zu informieren. Wer muss oder möchte an dem Projekt beteiligt werden?

 

 

7. Beachten Sie folgende Faustregeln für Projektleiter:

Übernehmen Sie kein Projekt unter Ihren Minimalforderungen! Bauen Sie tragfähige Beziehungen zu den Betroffenen auf! Verspielen Sie kein Vertrauen! Es gibt immer mehr von einem Projekt Betroffene als Sie denken! Übernehmen Sie kein Projekt, an das Sie nicht glauben! Betrachten Sie Ihren Auftraggeber als Ihren wichtigsten Kunden!

 

Autor: Ingo Krawiec, Krawiec Consulting

Zweite, überarbeitete Fassung vom 18.03.2013