Präsentationen sinnvoll vorbereiten (Nr.19)

Wie wird Ihre Präsentation ein Erfolg?


Präsentationen sinnvoll vorbereitenPräsentationen für kleinere Anlässe können Sie sicherlich aus dem Stegreif halten. Bei größeren oder wichtigeren Präsentationen ist jedoch eine intensive Vorbereitung notwendig. Je besser die Vorbereitung, umso wahrscheinlicher ist der Präsentationserfolg.

 

Um einen Zufall herbeizuführen, bedarf es vieler Vorbereitung. Um eine gute improvisierte Rede zu halten, braucht man mindestens drei Wochen. Mark Twain

 

Folgende Phasen der Vorbereitung einer Präsentation findet man in der Praxis:

1. Präsentationsziele festlegen

Jeder hat schon Präsentationen erlebt, die ziellos und weitschweifig vorgetragen wurden und dadurch die eigentlichen Inhalte nicht deutlich gemacht werden konnten. Nur wer seine Präsentationsziele nicht aus den Augen verliert, kann eine Rede sinnvoll vorbereiten und durchführen. Formulieren Sie deshalb Ihre Präsentationsziele positiv und schriftlich und benennen Sie konkret, was Sie erreichen wollen (Zwecksatz). Entwickeln Sie Ihre Präsentation zielorientiert.

 

Folgende Fragen werden beim Zwecksatz beantwortet:

  • Zu welchem Zweck wird die Präsentation gehalten?
  • Welche Kenntnisse sollen die Zuhörer durch meine Präsentation erwerben?
  • Was sollen die Zuhörer Neues erfahren?
  • Was sollen die Zuhörer konkret tun?
  • Wovon will ich die Zuhörer überzeugen?

 

2. Die Adressatenanalyse

Der Erfolg einer Präsentation ist auch davon abhängig, wie stark diese auf die Interessen und Bedürfnisse der Zuhörer abgestimmt ist. Die Zuhörer sind die Kunden des Redners. Je stärker die Informationen auf die Erwartungen der Zuhörer zugeschnitten sind, umso höher ist deren Motivation. Einer der wichtigsten Forderungen an den Redner ist, die Zuhörer dort abzuholen, wo sie stehen, d.h. sich in ihre Situation hineinzuversetzen oder sich an ihrem Wissensstand zu orientieren. Eine Rede ist dann gelungen, wenn die Zuhörer aus ihr einen Nutzen ziehen können. Um die Präsentation optimal auf die Zuhörer auszurichten, ist es wichtig, sich im Vorfeld über die Adressaten der Präsentation zu informieren. Bei Präsentationen vor kleinen Gruppen sollte man sich auch Gedanken zu jedem einzelnen Zuhörer machen.

 

Folgende Fragen zur Adressatenanalyse haben sich in der Praxis als hilfreich erwiesen:

  • Welche und wie viele Teilnehmer werden kommen?
  • Welche Aufgaben und Funktionen erfüllen sie in ihrem Beruf?
  • Wie sind Alter, Ausbildung und Geschlecht der Teilnehmer?
  • Welche Vorkenntnisse und Qualifikationen haben die Teilnehmer?
  • Welche Erwartungen, Bedürfnisse und Interessen haben die Teilnehmer?
  • Mit welchen Einwänden, Fragen und Vorbehalten gegenüber den Inhalten und dem Medieneinsatz muss gerechnet werden.

 

3. Die Inhalte sammeln

Wenn Ihr Präsentationsanlass und das Präsentationsthema klar sind, können Sie beginnen, Ideen und Materialien für die Präsentation zu sammeln. Sie sollten hier Ihren Gedanken freien Lauf lassen und alles sammeln, was Ihnen zu dem Thema einfällt (z.B. Thesen, Zitate, Bilder usw.). Hilfreich ist hier auch die Methode des „Mind Mapping“. Notieren Sie sich Ihre Ideen auf Karteikarten oder Stichwortzettel.

  • Welche Ideen und Materialien haben Sie für die Präsentation?

 

4. Die Präsentation zweckmäßig gliedern

Nach der Stoffsammlung geht es an das Ordnen, Sortieren, Ergänzen und letztendlich um die Erstellung einer Gliederung. Behalten Sie hierbei die Länge des Vortrages im Hinterkopf. Wer mit PowerPoint arbeitet, hat hier schon die ersten Rohfolien erstellt.

  • Welche Informationen sind am besten geeignet, um die
  • Präsentationsziele zu erreichen?
  • Welche Aussagen stehen im Mittelpunkt?
  • Was kommt an erster, zweiter ... Stelle?
  • Wie gestalte ich den Aufbau der Rede?
  • Wie sieht die Gliederung aus?
  • Welche Informationen sollen in die Einleitung, den Hauptteil und Schluss der Präsentation?
  • Wie kann ich durch die Einleitung motivieren?

 

5. Die stilistische Ausgestaltung

Wenn die Struktur klar ist, geht es jetzt darum, die Präsentation auszuarbeiten und ihr den letzten Feinschliff zu geben. Es gibt hier mehrere Möglichkeiten. Entweder Sie fertigen ein Stichwort-Manuskript mit Karteikarten an oder Sie entwickeln ein vollständiges Manuskript. Eine ausgeschriebene Rede verleitet zum Ablesen, bietet jedoch den Vorteil, dass man sich viele Formulierungen im Vorfeld überlegen kann. Ich empfehle ein vollständiges Manuskript, von dem man sich in der Rede wieder löst. Wer mit Powerpoint arbeitet, wird die Graphik der Folien noch einmal überarbeiten und sich auch hier überlegen müssen, was er zu den einzelnen Punkten der Folie sagen will. Die Folie nur abzulesen, ist unprofessionell.

  • Was sollte noch weiter ausgearbeitet werden?
  • Arbeite ich mit Karteikarten oder vollständigem Manuskript?
  • Welche Stichpunkte sind für die Präsentation wichtig?
  • Was sage ich zu welchem Unterpunkt?
  • Welche Beispiele, Geschichten und Analogien bringe ich?

 

6. Sicherheit gewinnen durch Aneignen

Aneignen heißt hier nicht unbedingt die ganze Rede auswendig zu können. Man sollte jedoch schon die wichtigsten Thesen und die Einleitungen kennen. Beim Einsatz von Powerpoint sollte man wissen, was auf der nächsten Folie steht. Um die Aneignung zu fördern, ist hier ein Probevortrag sinnvoll. Bei einem Probevortrag können Sie testen, wie flüssig Sie den Vortrag halten und wie viel Zeit Sie benötigen. Bei wichtigen Präsentationen sollte sich ein Zuhörer die Rede anhören oder Sie nehmen diese mit einer Videokamera auf, um ein Feedback über die Durchführung der Rede zu erhalten. Bei wirklich professionellen Vorträgen sollten Sie auch Ihren Stimmeinsatz und eventuell Ihre Gestik planen. Man sollte sich auch Gedanken über mögliche Fragen machen und Antworten parat haben.

  • Beherrsche ich die Präsentation in wichtigen Zügen?
  • Reicht die Zeit für die Präsentation aus?
  • Was ist mir bei dem Probepräsentation aufgefallen?
  • Bin ich auf mögliche Fragen vorbereitet?

 

7. Die Durchführung der Präsentation

Der letzte Schritt ist die Durchführung der eigentlichen Präsentation. Auch hier kann es sinnvoll sein, ein Diktiergerät mitlaufen zu lassen, um sich die Rede später noch einmal anzuhören. Weiterhin sollten Sie sich Feedback von den einzelnen Zuhörern holen, um die Rede vielleicht beim nächsten Mal weiter zu verbessern. Wer mit PowerPoint arbeitet muss sich überlegen, welche Folien er vielleicht zusätzlich benötigt und welche er weglassen kann. Wenn Sie mit dem Vortrag nicht zufrieden sind, überarbeiten Sie ihn für das nächste Mal.

Denken Sie immer daran: „Übung macht den Meister!"

 

Autor: Ingo Krawiec, Krawiec Consulting

Zweite, überarbeitete Fassung vom 11.03.2014