Besprechungen

Was sind die Ursachen, warum viele Meetings ineffektiv verlaufen?

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Gut vorbereitete und erfolgreich durchgeführte Meetings tragen erheblich zum Erfolg eines Unternehmens bei. Nur leider sind viele Meetings eher schlecht durchgeführt und ineffizient.

 

Auch die Abstände, in denen Meetings durchgeführt werden, geben Anlass zur Kritik: In manchen Unternehmen werden zu viele, in anderen zu wenige Besprechungen abgehalten. In Unternehmen, in denen es zu viele unnötige Meetings gibt, sind Sie zum gesellschaftlich akzeptierten Zeitvertreib mutiert.

 

Wenn man morgens in die Firma kommt, ist der Tag klar strukturiert und man weiß genau, was man den ganzen Tag zu tun hat, da sich ja ein Meeting an das nächste reiht. Der Sinn von Meetings wird nicht mehr in Frage gestellt. Die positive Absicht, möglichst viele Menschen bei Entscheidungen einzubeziehen, scheitert daran, dass viele Meetings zu groß und ineffizient geworden sind.

Ein Meister in einem Produktionsbetrieb erzählte mir, dass er 20 Stunden pro Woche in Meetings verbringt. Wie er dann noch sein normales Tagesgeschäft bewältigen soll, ist mir unklar. Hier gilt es, zu prüfen, welche Meetings überhaupt sinnvoll sind und einen Nutzen für das Unternehmen bringen.

 

Andererseits gibt es Firmen, in denen es kaum eine gelebte Meetingkultur gibt. Meetings werden als unproduktiv eingeschätzt und in der Regel führt der Vorgesetzte die Gespräche "unter vier Augen". Es gilt das Motto "Für Meetings haben wir keine Zeit". In diesen Unternehmen beklagen sich die Mitarbeiter häufig über zu wenig Informationen und Einbeziehung in die Abläufe. Team- oder Abteilungsbesprechungen sind selten. In diesen Fällen ist es zunächst notwendig, überhaupt eine Meetingkultur zu etablieren, in der sich die Mitarbeiter regelmäßig über das "Wie" der Arbeit unterhalten und Möglichkeiten haben, Verbesserungsideen einzubringen.

 

In manchen Unternehmen wurde das betriebliche Vorschlagswesen nur deshalb eingeführt, weil es vielen Vorgesetzten nicht gelungen ist, sich direkt Verbesserungsvorschläge von den Mitarbeitern zu holen. Teambesprechungen können eine Art "Wartung" für ein Team sein. Wie ein Auto, das bei regelmäßiger Inspektion besser fährt, arbeitet ein Team besser, wenn es sich regelmäßig austauschen kann. Die Erfahrung aus vielen Teamentwicklungen zeigt, dass in Teams, in denen keine Teambesprechungen durchgeführt wurden, Konflikte häufiger auftreten. Wahrer Teamgeist entwickelt sich aus einem Stück gemeinsamer Erfahrung. Teambesprechungen tragen somit auch zur Teamentwicklung bei.

 

Das Leben ist zu kurz für lange Meetings. Klaus Klages

 

 

Was sind die Ursachen, warum viele Meetings ineffektiv verlaufen:

1. Falsche Teilnehmerzusammensetzung und Teilnehmerzahl

Es gibt das Phänomen, dass ein Meeting gut besucht ist, die entscheidenden Personen jedoch fehlen. Die richtige Teilnehmerzusammensetzung ist eine der wichtigsten Grundlagen für ein erfolgreiches Meeting. Weiterhin sollten nicht zu viele Teilnehmer eingeladen werden. Je größer die Gruppe, um so schwerer werden Entscheidungen gefällt.

 

Folgende Fragen sind für den Leiter eines Meetings wichtig:

Welche Teilnehmer sind von den Themen betroffen?

Welche Entscheidungsträger sollten unbedingt dabei sein?

Auf wen kann ganz oder teilweise verzichtet werden?

Ist das notwendige Expertenwissen vertreten?

 

2. Unklare Zielsetzung und Agenda

Wer hat nicht schon ein Meeting erlebt, in dem man mit dem erstbesten Punkt beginnt, dann eine hitzige Diskussion ausbricht und schließlich die entscheidenden Punkte zu kurz abgehandelt werden. Um ein erfolgreiches Meeting durchzuführen, sollten die Zielsetzung und der Anlass des Meetings klar formuliert sein. Auch die Tagesordnung bzw. Agenda muss für jeden nachvollziehbar sein. Prioritäten zu setzen hilft, mit der knappen Besprechungszeit effektiv umzugehen.

 

Folgende Überlegungen sind für ein Meeting wichtig:

Was soll mit dem Meeting erreicht werden?

Woran wird der Erfolg und Misserfolg des Meetings zu erkennen sein? Welche Tagesordnungspunkte sollten mit welcher Priorität bearbeitet werden?

 

3. Zu schwache oder zu starke Leitung

Viele Besprechungen leiden darunter, dass der Besprechungsleiter nicht klar erkennbar ist. Es wurde zwar ein offizieller Besprechungsleiter bestimmt, dieser nimmt jedoch seine Rolle nicht an und moderiert die Besprechung nicht wirklich. Die Folge ist eine kreativ-chaotisch ablaufende Diskussion, bei der jedoch in den meisten Fällen kein Ergebnis heraus kommt.

 

Ein Leiter sollte leiten, d.h. die Wortbeiträge lenken, auf die Zeit achten und der Besprechung eine Struktur geben. Ein zu dominanter Leiter kann auch schädlich sein. Wenn er gar nicht auf Nebenthemen eingeht oder Entscheidungen zu stark beschleunigt, kann es sein, dass es entweder zu"Scheinkompromissen" kommt oder die Teilnehmer mit den Ergebnissen nicht einverstanden sind.

 

4. Stellungskämpfe und Profilierungsgehabe

Ein Grund, warum viele Besprechungen im Sande verlaufen, ist, dass subtile Stellungskämpfe in der Besprechung ausgetragen werden. Es handelt sich eigentlich um ganz andere Themen, die sich hinter dem offiziellen Thema verbergen ("hidden agenda"). An diese Themen kommt man als Besprechungsleiter sehr schwer heran, wenn man sie jedoch nicht thematisiert, leidet deutlich die Qualität der Besprechung.

 

Auch Profilierungsgehabe der Teilnehmer wirkt sich schädlich auf Besprechungen aus. Gerade in Unternehmenssituationen, in denen Positionen und Stellen unklar sind oder neu überdacht werden, müssen sich einzelne Teilnehmer mit langen Wortbeiträgen profilieren, um ihre Kompetenz darzustellen. Hier hilft nur eine straffe Moderation des Besprechungsleiters.

 

5. Verbindlichkeit und Pünktlichkeit

Es gibt eine ganze Reihe von Unternehmen, in denen eine Kultur der Unverbindlichkeit herrscht. Zeiten und Vereinbarungen werden nicht eingehalten. Die meisten Besprechungen beginnen mit einer fünfzehn-minütigen Verspätung. Ursache ist oft, dass leitende Führungskräfte dies vormachen. Ein Zu-spät-Kommen soll auf die viele Arbeit und Bedeutung des Nachzüglers hinweisen. Die Folgen dieser Unverbindlichkeit sind fatal: viele Millionen Euro werden jährlich in Deutschland durch Warten auf andere Besprechungsteilnehmer vergeudet. Der Besprechungsleiter sollte auch auf ein pünktliches Ende des Meetings drängen, da sonst die Zeitpläne der Teilnehmer durcheinander kommen und der Besprechungsleiter mit der Zeit einen schlechten Ruf bekommt. Vereinbaren Sie gegen Ende der Besprechung, wie mit den offenen Themen umgegangen wird. Halten Sie die Besprechungszeiten selbst ein, werden sich Ihre Teilnehmer in zukünftigen Besprechungen mehr und mehr disziplinieren.

 

6. Wenig Selbstverantwortung

Immer wieder wird aus Unternehmen berichtet, dass Chefs so manche Meetings ineffektiv durchführen. Anderseits scheinen alle Besprechungsteilnehmer dies stillschweigend zu dulden. Für mich hat dies viel mit dem Thema Selbstverantwortung zu tun. Was macht es denn so schwer, dem Chef auch mal eine Rückmeldung zu geben oder einfach in der Besprechung höflich auf Prioritäten hinzuweisen. Auch jeder Besprechungsteilnehmer ist für eine erfolgreiche Besprechung mitverantwortlich. Wenn etwas aus dem Ruder läuft, sollte man nicht zusehen, wie das Schiff auf Grund fährt.

 

7. Moderationsfähigkeiten des Leiters

Der Erfolg einer Besprechung hängt natürlich stark von den Moderationsqualitäten des Leiters ab.

Kann er die Gruppenprozesse und letztlich die Gruppe steuern?

Wird er von der Gruppe akzeptiert?

Stellt er die richtigen Fragen?

Achtet er auf die Zeit?

Vereinbart er klare Prioritäten mit der Gruppe?

 

Bei vielen Leitern ist ein Nachholbedarf in diesem Feld erkennbar. Leitungsfähigkeiten werden nicht durch unsere Gene bestimmt, sondern sind das Resultat von Training und Erfahrung.

 

Was ist bei der Vorbereitung einer Besprechung wichtig?

Ziele und Inhalte der Besprechung

Um eine Besprechung effektiv durchzuführen, muss ein roter Faden erkennbar sein. Die Ziele und Inhalte der Besprechung müssen klar sein. So können sich die Teilnehmer entsprechend vorbereiten und können konstruktiv zum Erfolg der Sitzung beitragen.

 

Teilnehmerzahl

Die Besprechung sollte nicht zu groß und nicht zu klein sein. Bei einer Besprechung über zehn Teilnehmern nimmt die Qualität stark ab. Andererseits sollten bei wichtigen Entscheidungen die Entscheidungsträger oder die Betroffenen eingebunden werden. Die Wahl der richtigen Besprechungsgröße ist nicht immer einfach.

 

Logistik

Bei Besprechungen sollten die Rahmenbedingungen stimmen. Es müssen Raum, Medien, Bewirtung, Geräte usw. geklärt werden. Auch hier erlebt man immer wieder Überraschungen.

 

Zeitpunkt

Auch der richtige Zeitpunkt ist für eine erfolgreiche Besprechung wichtig. Es gibt in jedem Unternehmen gute und schlechte Zeiten für Besprechungen. Man sollte den Termin mit den wichtigsten Teilnehmern klären. Wird ein Meeting zu spät am Tag angesetzt, sind die Teilnehmer nicht mehr konzentriert und die Ergebnisse sind häufig schlechter.

 

 

Checkliste für die Vorbereitung der Besprechung:

Welche Fragen bzw. Themen sollen behandelt werden?

• Wer soll sie leiten?
• Wer soll daran teilnehmen?
• Wie lange soll sie dauern?
• Wann sollte Sie durchgeführt werden?
• Wie lautet die Tagesordnung?
• Wer führt das Protokoll? Wo wird sie durchgeführt?
• Welche Materialien werden benötigt?
• Wie werden die Teilnehmer informiert?
• Müssen sich die Teilnehmer vorbereiten?

 

Was sollte bei der Durchführung der Besprechung beachtet werden?

Pünktlicher Beginn

Eigentlich ist dies eine Selbstverständlichkeit, aber in vielen Firmen ist das Zuspätkommen bei Besprechungen üblich. Meistens wird Pünktlichkeit auch nicht positiv vom Management vorgelebt. Dies führt dazu, dass die Pünktlichen durch Warten bestraft werden und beim nächsten mal selbst zu spät kommen. Dieses ungewollte Warten verschlingt viel Geld.

 

Pünktliches Ende

Auch dies sollte eine Selbstverständlichkeit sein. Viele Besprechungsleiter überziehen die Besprechung maßlos, ohne die Zustimmung der Teilnehmer einzuholen. Wenn Sie merken, Sie kommen mit der Besprechungszeit nicht hin, vereinbaren Sie einen neuen Termin oder verlängern Sie in Absprache mit den Teilnehmern. Wird eine Besprechung deutlich überzogen, verpassen die Teilnehmer evtl. andere Termine. Des Weiteren wird jedes Zeitmanagement der Teilnehmer über den Haufen geworfen. Auch leidet die Effektivität, denn wenn das Ende einer Besprechung nicht klar ist, nimmt man sich eher Zeit für unwichtige Dinge, anstatt in Kürze das Wichtigste zu besprechen. 

 

Visualisierung der Agenda

Die Tagesordnungspunkte sollten für alle sichtbar im Raum hängen, damit jeder mitbekommt, wo man sich gerade befindet und auch die Gruppe den Fahrplan beeinflussen kann. Eine Agenda diszipliniert die Besprechung. Machen Sie als Besprechungsleiter Abweichungen von der Agenda deutlich. Besprechen Sie die Tagesordnung als Fahrplan für den Ablauf der Besprechung zu Beginn.

 

Straffe Leitung mit Sensibilität für Situationen

Bei den meisten Besprechungen ist eine straffe Moderation angemessen. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wichtige Themen untergehen dürfen, weil nicht genug Zeit hierfür vorhanden ist. Der Leiter muss immer abwägen zwischen dem Fahrplan und dem aktuellen Besprechungsbedarf der Gruppe. Es sollten keine wichtigen Themen unter den Tisch gekehrt werden, nur weil sie nicht auf der Tagesordnung vorgesehen waren.

 

Wichtige Entscheidungen visualisieren

Gerade bei unternehmenspolitischen Themen gibt es nach einer Besprechung oft Unklarheit über die Entscheidungen oder lange Diskussionen über das Protokoll. Hilfreich ist hier, wenn der Besprechungsleiter wichtige Entscheidungen oder Vereinbarungen am Flipchart mitvisualisiert. Dies erhöht die Verbindlichkeit und eventuelle Missverständnisse können in der Besprechung abgebaut werden. Auch sollte der Besprechungsleiter in regelmäßigen Abständen Zwischenzusammenfassungen der Ergebnisse durchführen.

 

Gesprächsführungskompetenz des Besprechungsleiters

Gerade in schwierigen Besprechungssituationen benötigt der Besprechungsleiter eine hohe Gesprächsführungskompetenz. Er muss Vielredner stoppen, ruhige Teilnehmer ermuntern, Meinungsunterschiede transparent machen und Entscheidungen herbeiführen. Er muss die richtigen Fragen stellen, Ergebnisse zusammenfassen und Eindrücke zurückmelden können. Gerade bei Meinungsunterschieden und Konflikten benötigt der Besprechungsleiter ein gewisses"Standing", um bei den Beteiligten Gehör zu finden und eventuell zu schlichten. Auch sollte der Leiter darauf achten, dass er auch die Leitung behält. Viele Leiter lassen gerade bei schwierigen Besprechungen die Gruppendynamik einfach laufen, was dann meist zu schlechten Besprechungsergebnissen führt.

 

Greifen Sie Seitengespräche auf

Seitengespräche können den Ablauf der Besprechung behindern, da Aufmerksamkeit von dem aktuellen Thema abgeht. Sprechen Sie die jeweiligen Teilnehmer an und greifen Sie ggf. die Themen der Seitengespräche auf, manchmal verbergen sich hier wichtige Punkte für die Besprechung.

 

Offene Fragen und Themen aufschreiben

Schreiben Sie offene Fragen und Themen mit, damit zu einem späteren Zeitpunkt darauf eingegangen werden kann. Auch diese können an einem Flipchart visualisiert werden. Die Ergebnisse müssen kurz und übersichtlich im Protokoll zusammengefasst werden. Wenn Aufgaben verteilt wurden, muss festgehalten werden, wer diese bis wann erledigen muss.

 

Autor: Ingo Krawiec, Krawiec Consulting

Zweite, überarbeitete Fassung vom 14.05.2021